DECRETO 15/2016, de 14 de enero, por el que se regula la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el procedimiento de evaluación y selección de documentos.

Fecha de Entrada en Vigor10 de Marzo de 2016
Sección1 - Disposiciones Generales
EmisorConsellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria
Rango de LeyDecreto

Las administraciones y organismos públicos de la Comunidad Autónoma de Galicia producen en su actividad diaria una gran cantidad de documentos que son testimonio legal de esos actos. Estos documentos se reúnen en archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Galicia, en el que se integran todos los archivos públicos de Galicia y aquellos privados que lo deseen.

No obstante, no todos estos documentos deben ser conservados de forma permanente, pues, una vez producida la pérdida de su vigencia administrativa, muchos de ellos carecen de un valor jurídico o informativo relevante que justifique su custodia. Por el contrario, su acumulación indiscriminada e indefinida por parte de las administraciones y de los organismos públicos dificulta la gestión administrativa, supone un gasto improductivo y perjudica la conservación de aquellos que realmente interesan por su capacidad para mostrar con transparencia los procesos de toma de decisiones que afectan a la vida pública y garantizar de forma eficaz en cualquier momento los derechos de la ciudadanía, entre ellos, lo del acceso a la cultura y a los archivos y registros administrativos.

Los archivos participan de forma activa en la gestión documental a través de los procesos de evaluación y selección, y contribuyen realmente no sólo a la conservación del patrimonio documental del futuro sino a mejorar el funcionamiento racional y eficaz de una Administración pública que procura la calidad en todas sus actuaciones a través del control sobre el ciclo vital de los documentos producidos por sus distintos órganos y unidades.

Las competencias en este ámbito provienen del Estatuto de autonomía de Galicia que en su artículo 27.18 atribuye a la Comunidad autónoma gallega la competencia exclusiva en materia de patrimonio histórico, artístico, arquitectónico, arqueológico, de interés para Galicia, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 149.1.28 de la Constitución; archivos, bibliotecas y museos de interés para la Comunidad Autónoma, y que no sean de titularidad estatal.

El Real decreto 2434/1982, de 24 de julio, hizo efectivo el traspaso de funciones y servicios del Estado a la Comunidad Autónoma de Galicia en materia de cultura y, por lo tanto, de archivos.

El artículo 149.1.28ª de la Constitución española le reserva al Estado la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por las comunidades autónomas. De acuerdo con esta previsión, en el año 1989 se firmó el convenio de gestión de archivos de titularidad estatal entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma, que fue complementado con el Real decreto 1531/1989, de 15 de diciembre, sobre ampliación de los medios personales y presupuestarios traspasados en la materia.

La Ley 8/1995, de 30 de octubre, del patrimonio cultural de Galicia, fue la primera norma gallega con rango de ley que les dedicó una atención singular a los archivos y al patrimonio documental. Esta ley asentó conceptos básicos como el de patrimonio documental o el de sistema de archivos e incorporó estos bienes en la estructura de protección elaborada con carácter general para todo el patrimonio cultural de Galicia.

Hasta la entrada en vigor de dicha ley, la normativa propia en materia de archivos y patrimonio documental se abordó a través de distintas normas de rango reglamentario; es fundamental el papel desarrollado por el Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, por el que se regula el sistema de archivos y el patrimonio documental de Galicia. Este decreto, dictado en sustitución del Decreto 414/1986, de 18 de diciembre, por el que se regulaba el sistema público de archivos de la Comunidad, supuso la primera aproximación normativa a conceptos fundamentales como el de archivos y patrimonio documental de Galicia, al tiempo que permitió delimitar las nociones de sistema y redes de archivos de la Comunidad.

El Decreto 207/2010, de 10 de diciembre, por el que se crea el Archivo de Galicia, y el Decreto 219/2011, de 17 de diciembre, por el que se fijan los precios públicos y las normas de los servicios de reproducción prestados en los archivos gestionados por la Xunta de Galicia, vienen a completar la normativa autonómica en la materia.

En el campo de la Administración electrónica, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, promueve la utilización de las nuevas tecnologías en la gestión documental de las administraciones, que redunda en la mejora en su funcionamiento, la cercanía con el ciudadano, la transparencia administrativa y la garantía jurídica. Los principios de esta ley son recogidos para la Administración autonómica de Galicia en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica de Galicia y las entidades de ella dependientes. Por otra parte, la Resolución conjunta de 15 de diciembre de 2014, de la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia y de la Secretaría General de Cultura, por la que se aprueba el marco de referencia del Archivo Digital Integrado de Galicia, que actúa como política de gestión de documentos electrónicos de la Xunta de Galicia de aplicación en el sector público autonómico, perfila las responsabilidades de los órganos implicados, entre ellos, la Secretaría General de Cultura como órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental.

Con la entrada en vigor de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, se regula la protección, conservación y difusión del patrimonio documental de interés para Galicia y la organización, funcionamiento, acceso y difusión del contenido de los archivos de interés para Galicia y del Sistema de Archivos de Galicia. Esta nueva ley viene a dar carácter propio a los archivos que tienen como función, además de las tradicionales de custodia y difusión, la de participación en la gestión documental de las administraciones en las que prestan sus servicios, como instrumentos que aseguran la autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a los documentos públicos, en el marco de transparencia, responsabilidad democrática y garantía jurídica que guía a las administraciones públicas.

La nueva ley deroga el Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, por el que se regula el sistema de archivos y el patrimonio documental de Galicia.

La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, crea en su artículo 34 el Consejo de Evaluación Documental de Galicia como órgano colegiado consultivo y de asesoramiento para el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos producidos, recibidos o acumulados en el ejercicio de sus funciones por las instituciones, administraciones y organismos públicos y por las empresas y entidades de ellos dependientes, así como su integración en los archivos y al régimen de acceso e inutilidad administrativas de tales documentos en el ámbito del Sistema de Archivos de Galicia. En el apartado segundo de dicho artículo se determina que las funciones, la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, serán establecidos por decreto de la Xunta de Galicia, por propuesta de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental.

Por otra parte, en el artículo 19.2 de dicha ley, se establece que reglamentariamente se ordenará el procedimiento de evaluación, selección y eliminación de documentos en los archivos del Sistema de Archivos de Galicia, así como el ciclo vital de los documentos de los órganos y entidades integrantes del sector público de Galicia.

Al mismo tiempo, la disposición transitoria primera, establece un plazo de seis meses desde su publicación para la regulación de la organización y funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia.

Así pues, en los términos anteriores, la puesta en funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia es necesaria para decidir sobre la conservación permanente o la eliminación de las series documentales en papel acumuladas en los diferentes archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Galicia; asimismo, la puesta en marcha de los sistemas de gestión documental que requiere el desarrollo de la Administración electrónica exige, de acuerdo con la legislación citada y las normas técnicas internacionales en la materia, determinar con antelación a la creación de cualquiera documento administrativo electrónico su destino final y los plazos de transferencia, conservación y acceso.

El decreto se estructura en una parte expositiva y 19 artículos, agrupados en un título preliminar y dos numerados, una disposición adicional, una derogatoria y cuatro finales.

El título preliminar, bajo la rúbrica «Disposiciones generales», establece el objeto que es regular la composición y el funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, así como el...

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